Unsere Art der agilen Planung mittels OKR.

Heute stand für unser 1000 ELEPHANTS die Jahresplanung an. Dazu haben wir eine Mix aus unterschiedlichen Methoden genutzt, die wir selber bei unseren Kunden einsetzen und sehr schätzen. Geplant haben wir hier nur die Themen, die uns als Unternehmen und Unternehmerpaar weiterbringen sollen. Kundenthemen haben wieder eigene Planungsprozesse. Hier die Schritte, wie wir vorgegangen sind.

1. JAHRES-INTENT

Ich bin großer Freund vom INTENT seit ich von Mac Müller davon gehört habe. Mit welchem Gefühl möchte ich am Ende des Jahres rausgehen? Dabei haben wir uns auch an den Kategorien von Tim Ferris SEIN, HABEN, TUN orientiert. Alle möglichen Ideen, Wünsche, aber auch harte (Wunsch-)Kennzahlen haben wir 15 min auf PostIts jeder für sich gesammelt. Bei den Kennzahlen (Umsatz/Ertrag & Invest) gehen wir seit den fast 5 Jahren Selbstständigkeit immer sehr amibitioniert ran und packen da dann noch 20% drauf. Alle Post-Its haben wir geclustert und es kamen 9 Kategorien für uns heraus. Diese sind jetzt eine Art Jahres-Backlog für uns.

2. PLANUNG IM TRIMESTER-ZYKLUS

Die kontinuierliche Planung machen wir in Trimestern (Jahresanfang, nach Ostern, nach Sommerurlaub im August), statt Quartalen. So haben wir zu den Ferienzeiten immer einen Cut zum Review und neuen Planen. Aus dem Backlog sind drei Cluster in das erste Trimester nach Dringlichkeit gewandert. Bei uns steht das Jahr im Fokus der Etablierung und Effizienz. Daher sind es vor allem die eher weniger vergnüglichen Themen, die da jetzt stehen.

3. OKRs

Aus den 3 Überthemen haben wir OKRs gebildet: dabei jedoch mit der für uns erprobten Adaption. Wir schreiben zum Vorhaben das Jahres-Intent auf – also ein Jahresziel, wovon sich das OBJECTIVE als qualitatives Ziel zum Ende des Trimesters ableitet. Dann folgen ganz gewöhnlich quantitativen Key Results. Hier sind wir ambitioniert, statt realistisch rangegangen (80% ist das neue 100% ;). Für unsere Beratungskunden kommt hier noch ein agiles Rollenmodell mit genauen Verantwortlichkeiten dazu. Falls das interessiert, schreiben wir da gern mal mehr drüber. Unsere Vorlage für unsere OKRs gibt es unten.

4. VIRTUELLES PLANUNGSTOOL

Aus analogen Post-Its und OKR-Onepager ist alles in Planer geflossen (Planungstool unter Office 365). Dafür legen wir für jedes Trimester einen neun Planer an. Die 3 OKRs finden sich in den Buckets wieder. Die Key Results werden Aufgabenkärtchen. So ist es möglich innerhalb von Planer Unteraufgaben anzulegen (hier ist die Funktionsweise von Planer leider bei weitem noch nicht an Asana). Diese werden dann an die zuständige Person zugewiesen und es können Kommentare oder Zwischenstände dort in den Kärtchen geteilt werden.

GANZ WICHTIG

Nach der Planung kommt die nächste Planung. Agiles Vorgehen lebt von Rhythmik und Takt. Im Alltag der Aufgaben vergeht Zeit schneller als einem lieb ist, daher haben wir fürs gesamte Jahr pro Trimester einen Planungstermin festgelegt. Das Jahr schließen wir dann im Dezember mit einer Retro im Offsite ab.

OFF-TOPIC: Da wir nicht nur Geschäftspartner, sondern Ehepartner sind, spielen gerade beim Intent auch emotionale Themen eine Rolle. Unterstützung holen wir uns dazu auch durch externe Supervision. Berater brauchen Berater … you know.

PS: zu meinen Key Results für das OKR „Fasadenarbeit“ gehörte das Veröffentlichen von fünf LinkedIn Artikeln. Ich haben also hiermit bereits 20% des Key Results erfüllt.
Jetzt Du Björn. 😉

OKR-Vorlage für unsere Planung

Mehr Infos rund um das Thema OKR gibt es hier:

OKR & Leadership