1. Vorab Interviews einfordern

In der Vorbereitung muss das Ziel der Tagung geklärt werden (Auftragsklärung). Es ist nicht ungewöhnlich, dass das angefragte Ziel der Klausurtagung nicht das eigentliche ist. Daher legen wir immer Wert auf Vorgespräche mit Teilnehmer*innen. Bei einer Klausurtagung mit einem Führungskreis kommt die Anfrage oft von einer Assistenz oder Stabstelle. Hier gilt es für uns immer direkt in der Anfrage zur Bedingung zu machen, mit den Führungskräften persönlich sprechen zu dürfen.

In den Interviews überprüfen wir die Zielstellung der Klausurtagung. Geht es bei der Klausurtagung um ein strategisches Ziel von z.B. einem Vorstand oder Beirat bestehen wir oft auch darauf, mit jeder/m im Vorfeld gesprochen zu haben. Das hilft abzugleichen, wo die Teilnehmer*innen strategisch stehen und wie die Erwartungshaltungen untereinander sind.

 2. Den Umgang mit Thesen & Elefanten erklären.

Aus den Interviews erstellen wir eine anonymisierte Sicht auf den Teilnehmendenkreis der Tagung, Widersprüche geben Hinweise auf Spannungen. Die Auswertung der Interviews fließt in Thesen ein. Wenn sich z.B. Erwartungshaltung von Führungskraft und Team massiv unterscheidet, ist das Anlass für ein weiteres Vorbereitungsgespräch und die Möglichkeit das Ziel der Tagung zu ändern. Vielleicht gibt es ja einen Elefanten, der schon im Vorfeld sichtbar wird. Alles was an Zeit vorab investiert wird, auch durch die Teilnehmenden, macht das Ergebnis der Tagung besser.

3. Rollenklärung der Vorgesetzen

Gibt es ein deutliches Hierarchiegefälle in der Tagung durch GF oder Abteilungsleiter*in, sollte die Rolle von dem/der „Chef oder Chefin“ vorab geklärt werden. Wie möchte er/sie sich einbringen? Was möchte er/sie vielleicht auch mal Neues/Anderes ausprobieren? Möchte er/sie Impulse setzen auf der Tagung? Braucht es hierzu variable Blöcke in der Zeitplanung? Wir sehen es als unsere Aufgabe an, den/die Vorgesetzte*n bei der vorab festgelegten Rolle zu unterstützen und ad-hoc zu reflektieren, wenn z.B. statt „Ich will einfach mal zuhören!“ doch (wieder) ein Dauersende-Modus wird.

4. Umgebung und Ort

Eine erfolgreiche Klausurtagung findet an einem geeigneten Ort statt. Aktuell erleben wir das Phänomen der 24h-Tagungen. Begonnen wird mittags, es gibt ein gemeinsames Abendessen, Übernachtung und es endet mittags. Die Räumlichkeiten hierzu müssen passen. Die Teilnehmenden müssen sich wohl fühlen, das Essen muss schmecken, der Service unkompliziert sein. Wirklich förderlich für gute Ergebnisse sind oft Orte, die etwas abgelegen sind, sich der Reiseaufwand trotzdem in Grenzen hält. Die technische Ausstattung ist dabei zweitrangig.

5. Rollen von Führungskräften bei Gruppenaufgaben

Sind Gruppenaufgaben geplant, raten wir davon ab, Vorgesetzte in gleiche Gruppen zu setzen wie ihre Mitarbeitenden. Eine Gruppe wird dann immer beeinflusst durch die Hierarchie.
Arbeiten wir mit sehr formal-hierarchischen Organisationen wie z.B. Behörden zusammen, bekommt die Hausleitung (z.B. Ministerin) beobachtende Rollen bei Gruppenaufgaben. Sie dürfen dann von Gruppe zu Gruppe wechseln und sich die thematischen Debatten anschauen. Diese Beobachtungen holen wir dann moderativ ins Plenum. Das bringt spannende Erkenntnisse.

6. Raum schaffen für die Rollenvielfalt von C-Level Führungskräften

Vorstand, Geschäftsführerin, Ministerin oder oberste Führungskraft einer Behörde im Top-Level einer Organisation bespielt eine Führungskraft mehrere Rollen. Neben der Führungsrolle in Versorgungverantwortung für die Mitarbeitenden gibt es eine politische interne Rolle, sowie politisch externe Rolle an den Markt/Stakeholder oder ggf. Partei oder Gesellschaft. Je nach Rolle gibt es unterschiedliche Botschaften. Dafür braucht es Raum im Design der Tagung.

 7. Achtsamer Umgang mit Pausen & Timeboxing

Nach Corona und der vermehrten Arbeit in virtuellen Runden planen wir bei Workshops längere Pausen für den bilateralen Austausch ein. Pausen dienen zudem als Puffer sollte ein Slot mal mehr Zeit brauchen. Eine Pause wird nicht überzogen. Auch ein Minister wird freundlich streng aufgefordert seine Telefonate zu beenden und wieder am Programm teilzunehmen. Sollte es doch mal dazu kommen, dass kaum Zeiten und Absprachen eingehalten werden, bringen wir das auf den Tisch und fragen, was fehlt, was es braucht. Die Zeit in einer Tagung ist für alle gleich.

8. Moderation: Achtung beim Hierarchiesog

C-Level, Executives oder sagen wir einfach Top-Entscheider*innen sind es gewohnt im Dauermodus zu senden. Wir erleben dann Runden, wo alle einmal gesendet haben, aber niemand aufeinander reagiert hat. Dann gilt es moderativ smart und souverän zu reagieren. Das Wahrgenommene ansprechen und im Einklang mit der Zielstellung der Tagung bringen. Dabei widersetzen wir uns dem Hierarchiesog und umgehen schon mal die Weisungsketten, wenn es für das angestrebte Ziel nutzt.

9. Harte Ergebnissicherung

Eine erfolgreiche Klausurtagung schlägt sich in einem guten Miteinander, aber vor allem in den Ergebnissen wieder. Ggfs. müssen Ergebnisse in Beschlüsse übertragen werden. Hier gilt es selbstkritisch zu sein und auch deutlich die eigenen fachlichen Grenzen der Moderation zu ziehen. Gerade politische Gremien werden daran gemessen, was beschlossen wurde. Die Expertise solche Beschlüsse zu formulieren, sitzt oft in den Organisationen und muss dann mit hinzugezogen werden. Dazu gehört auch ein Protokoll. Dieses sollte unmittelbar im Nachgang verschickt werden.

10. Externe Kommunikation mitdenken

Sitzen viele Entscheider*innen über mehrere Stunden zusammen, wird in der Organisation oder gar im Kreise von Stakeholdern erwartet, was dabei rausgekommen ist. Es gilt in der Tagung zu klären, was nach außen zu kommunizieren ist. Welche Sprachreglungen wollen die Teilnehmer*innen nutzen? Zudem sollte Zeit für ein Gruppenbild eingeplant werden. Das ist unser Learning aus der Prozessbegleitung des IT-Planungsrates und der Leitungsklausur des BMAS. In Zeiten von Twitter und LinkedIn wollen Entscheider*innen solche Bilder schnell in ihre Kanäle teilen.